Laporan pengiriman akhir tahun menjadi dokumen penting bagi bisnis online, distributor, maupun perusahaan logistik dalam mengevaluasi performa operasional selama satu tahun penuh. Di periode ini, volume pengiriman biasanya meningkat signifikan karena promo, event besar, dan lonjakan permintaan. Tanpa pencatatan yang rapi, data pengiriman justru bisa menjadi sumber kebingungan, bukan bahan evaluasi.
Menyusun laporan yang terstruktur bukan hanya soal administrasi, tetapi juga strategi. Data yang jelas akan membantu pemilik bisnis melihat pola, mengukur efisiensi biaya, serta mengambil keputusan yang lebih akurat untuk tahun berikutnya.
1. Tentukan Tujuan Penyusunan Laporan
Sebelum menyusun laporan pengiriman, tentukan terlebih dahulu tujuan utamanya. Apakah laporan ini digunakan untuk evaluasi internal, kebutuhan audit, atau dasar pengambilan keputusan strategis? Laporan pengiriman akhir tahun yang baik selalu disusun berdasarkan tujuan yang jelas, sehingga data yang dicantumkan benar-benar relevan dan tidak berlebihan.
Dengan tujuan yang tepat, Anda bisa menentukan indikator penting seperti jumlah paket terkirim, tingkat keberhasilan pengiriman, rata-rata waktu kirim, serta total biaya logistik.
2. Kumpulkan Data Secara Menyeluruh
Langkah berikutnya adalah mengumpulkan seluruh data pengiriman selama satu tahun. Pastikan data berasal dari sumber yang konsisten dan dapat dipercaya. Dalam proses ini, laporan pengiriman akhir tahun sebaiknya mencakup data tanggal pengiriman, tujuan, jasa ekspedisi, status paket, hingga metode pembayaran seperti COD atau non-COD.
Data yang terpisah-pisah akan menyulitkan proses rekap. Oleh karena itu, sistem pencatatan digital sangat disarankan agar seluruh data tersimpan otomatis dan mudah ditarik kembali.
3. Kelompokkan Data agar Mudah Dibaca
Agar laporan terlihat rapi, lakukan pengelompokan data. Anda bisa membagi berdasarkan bulan, jenis layanan pengiriman, wilayah tujuan, atau performa ekspedisi. Dengan struktur ini, laporan pengiriman akhir tahun tidak hanya berisi angka, tetapi juga cerita di balik performa bisnis Anda.
Pengelompokan yang baik akan membantu mengidentifikasi periode dengan lonjakan pengiriman tertinggi, ekspedisi paling efisien, hingga area pengiriman yang sering mengalami kendala.
Baca Juga : Pengiriman Barang Akhir Tahun, Diprediksi Meningkat 15 Persen
4. Analisis Efisiensi dan Biaya Pengiriman
Laporan tidak akan lengkap tanpa analisis. Bandingkan total biaya pengiriman dengan jumlah paket yang berhasil dikirim. Dari sini, laporan pengiriman akhir tahun dapat menjadi alat untuk menilai apakah strategi logistik yang digunakan sudah efisien atau justru membebani operasional.
Analisis ini juga berguna untuk menentukan apakah Anda perlu mengganti ekspedisi, menyesuaikan harga ongkir, atau mencari solusi agregator pengiriman yang lebih fleksibel.
5. Sajikan dalam Format yang Rapi dan Visual
Gunakan tabel, grafik, atau ringkasan poin agar laporan mudah dipahami. Format visual akan membuat laporan pengiriman akhir tahun lebih komunikatif, terutama saat dipresentasikan kepada tim atau stakeholder.
Hindari tampilan yang terlalu padat teks. Fokuskan pada insight utama agar pembaca langsung memahami kondisi pengiriman bisnis Anda selama satu tahun.
6. Evaluasi Masalah dan Rekomendasi
Setiap laporan idealnya ditutup dengan evaluasi dan rekomendasi. Catat kendala yang sering muncul, seperti keterlambatan, biaya tinggi, atau proses pencairan COD yang lambat. Dari sini, laporan pengiriman akhir tahun bisa menjadi dasar perbaikan operasional di tahun berikutnya.
Rekomendasi yang jelas akan membantu bisnis bergerak lebih efisien dan siap menghadapi peningkatan volume pengiriman.
7. Optimalkan Proses dengan Autolaris
Untuk mempermudah penyusunan dan pengelolaan data, penggunaan platform agregator pengiriman seperti Autolaris menjadi solusi yang relevan. Dengan sistem terintegrasi, seluruh data pengiriman tercatat otomatis dan siap direkap kapan saja. Hal ini membuat laporan pengiriman akhir tahun dapat disusun lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan.
Autolaris juga membantu efisiensi melalui fitur pengelolaan banyak ekspedisi dalam satu dashboard, pemantauan status pengiriman real-time, hingga pencairan COD yang lebih cepat. Semua ini mendukung tujuan utama bisnis: operasional yang efisien dan keputusan berbasis data.
Kesimpulan
Menyusun laporan pengiriman akhir tahun bukan lagi tugas yang rumit jika dilakukan dengan langkah yang tepat dan dukungan sistem yang efisien. Dengan data yang rapi, analisis yang jelas, serta pemanfaatan fitur Autolaris, bisnis Anda dapat meningkatkan efisiensi logistik sekaligus mempersiapkan strategi pengiriman yang lebih optimal untuk tahun berikutnya.
Gabung AutoLaris sekarang juga!
