Dalam dunia perdagangan global yang semakin kompetitif, kualitas pengiriman menjadi faktor penting dalam menjaga kepuasan pelanggan dan reputasi bisnis.Salah satu kunci keberhasilan dalam ekspor-impor maupun logistik internasional adalah kemampuan perusahaan dalam menyusun sistem pengiriman yang mematuhi standar internasional.Sistem ini bukan hanya soal kecepatan dan ketepatan waktu, tetapi juga tentang keamanan, kepatuhan hukum, serta transparansi di setiap titik rantai pasok.
Artikel ini akan membahas secara komprehensif bagaimana cara menyusun sistem pengiriman yang efektif, efisien, dan sesuai dengan regulasi internasional.Dari perencanaan awal hingga implementasi, semua akan dijelaskan dengan struktur yang mudah dipahami, termasuk poin-poin strategis yang dapat diterapkan oleh UMKM hingga perusahaan logistik besar.
1.Memahami standar pengiriman internasional yang berlaku
Langkah pertama dalam menyusun sistem pengiriman adalah memahami berbagai standar internasional yang berlaku.Memahami standar ini akan membantu Anda dalam menyusun prosedur yang sesuai dan memastikan bahwa pengiriman Anda memenuhi semua persyaratan yang diperlukan.Beberapa standar logistik internasional yang umum dijadikan acuan meliputi.
Jenis standar yang perlu diketahui:
- ISO 9001, standar ini berkaitan dengan manajemen mutu dan dapat membantu perusahaan dalam menyusun sistem pengiriman yang efisien.
- ISO 14001, standar ini berfokus pada manajemen lingkungan, yang penting untuk memastikan bahwa proses pengiriman Anda ramah lingkungan.
- Incoterms, ini adalah istilah perdagangan internasional yang mengatur tanggung jawab antara penjual dan pembeli dalam pengiriman barang.
Pahami juga peraturan khusus di negara tujuan ekspor seperti dokumentasi, bea cukai, dan lisensi impor. Tanpa memahami hal ini, sistem yang dibangun bisa terbentur birokrasi dan menyebabkan keterlambatan atau penolakan pengiriman.
2. Menyusun rencana pengiriman
Setelah memahami standar internasional, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana pengiriman yang jelas.Rencana ini harus mencakup semua aspek pengiriman, mulai dari pemilihan metode pengiriman hingga penjadwalan pengiriman.Ada beberapa metode pengiriman yang dapat dipilih, seperti pengiriman udara, laut, dan darat.Pemilihan metode yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa barang sampai tepat waktu dan dalam kondisi baik. Pertimbangkan faktor-faktor seperti biaya, waktu pengiriman, dan jenis barang yang akan dikirim.Menyusun jadwal pengiriman yang efisien juga sangat penting.Pastikan untuk mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahap pengiriman, termasuk waktu pemrosesan, waktu transit, dan waktu pengiriman.Dengan menyusun jadwal yang baik, Anda dapat menghindari keterlambatan dan memastikan bahwa barang sampai tepat waktu.
3.Menetapkan tujuan dan skala operasional
Dalam proses penyusunan sistem pengiriman, kamu harus menetapkan tujuan operasional.Apakah untuk pasar regional atau global? Apakah sistem ini untuk barang umum atau produk khusus seperti makanan, bahan kimia, atau barang perishable?
Penentuan skala akan memengaruhi:
- Infrastruktur yang dibutuhkan
- Mitra logistik yang harus diajak kerja sama
- Teknologi yang akan digunakan
- Biaya pengiriman dan manajemen risiko
Sistem untuk pengiriman lokal tentu berbeda dengan sistem global yang melibatkan berbagai zona waktu, bahasa, dan aturan hukum.
4.Membangun struktur rantai pasok yang terintegrasi
Sistem pengiriman internasional tidak bisa berdiri sendiri.Kamu harus menyusun rantai pasok yang terintegrasi dari supplier, gudang, transportasi, hingga penerima akhir.
Struktur ini harus mencakup:
- Gudang konsolidasi
- Pusat distribusi
- Armada pengiriman (darat, laut, udara)
- Sistem manajemen persediaan
Konektivitas yang baik antar bagian akan membantu mempercepat proses dan meminimalkan kesalahan.
5.Memilih Mitra Logistik yang Kompeten secara Global
Kunci keberhasilan pengiriman internasional adalah memilih penyedia jasa logistik yang tidak hanya punya jaringan global, tetapi juga memahami kepatuhan hukum negara tujuan.
Dalam menyusun sistem pengiriman, evaluasi mitra logistik berdasarkan:
- Sertifikasi dan kepatuhan standar internasional
- Pengalaman dalam penanganan rute dan komoditas serupa
- Kemampuan cold chain (untuk produk sensitif)
- Fasilitas pelacakan dan laporan real-time
- Respons terhadap kendala atau insiden
Pastikan juga ada perjanjian kerja sama tertulis yang mencakup SLA (Service Level Agreement) yang jelas.
6.Mematuhi regulasi dan persyaratan
Setiap negara memiliki regulasi dan persyaratan yang berbeda terkait pengiriman barang. Oleh karena itu, penting untuk menyusun sistem pengiriman yang mematuhi semua regulasi yang berlaku di negara tujuan.Pastikan untuk menyusun semua dokumen pengiriman yang diperlukan, seperti faktur, surat jalan, dan dokumen kepabeanan.Dokumen ini sangat penting untuk memastikan bahwa barang dapat melewati perbatasan tanpa masalah.Menyusun sistem pengiriman yang mematuhi pajak dan bea cukai juga sangat penting.Pastikan untuk memahami semua kewajiban pajak yang berlaku dan menyusun sistem yang dapat mengelola pembayaran pajak dengan efisien.
7.Mengadopsi teknologi logistik modern
Teknologi memegang peran besar dalam pengiriman lintas batas.Gunakan sistem digital yang mampu menghubungkan seluruh proses mulai dari input order, tracking, hingga pelaporan.
Beberapa teknologi penting:
- Transportation Management System (TMS)
- Warehouse Management System (WMS)
- Electronic Data Interchange (EDI)
- IoT untuk sensor suhu dan posisi
- AI dan machine learning untuk optimasi rute
Dengan teknologi yang tepat, kamu bisa menyusun sistem yang responsif terhadap permintaan pelanggan dan transparan dalam pelacakan.
Kesimpulan
Menyusun sistem pengiriman yang mematuhi standar internasional adalah proses yang kompleks, tetapi sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda.Dengan memahami standar internasional hingga menggunakan teknologi logistik modern, menciptakan sistem pengiriman yang efisien dan efektif.Ingatlah bahwa sistem pengiriman yang baik tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga dapat memberikan keunggulan kompetitif di pasar global.
Baca Juga : Cara Mengelola Pengiriman Global untuk Produk yang Perishable (Mudah Rusak)
