Dalam dunia bisnis online dan distribusi modern, agen ekspedisi menjadi salah satu mitra paling krusial. Mereka membantu proses pengiriman produk dari penjual ke konsumen dengan cepat, aman, dan efisien. Namun, bekerja sama dengan agen ekspedisi tidak selalu berjalan mulus. Banyak pelaku usaha, terutama pemula, melakukan kesalahan umum yang justru merugikan bisnis mereka sendiri.
Dalam artikel ini, kita akan membahas enam kesalahan yang sering terjadi saat bekerja dengan agen ekspedisi. Memahami dan menghindari kesalahan ini akan membantu Anda menghemat waktu, biaya, dan menjaga kepercayaan pelanggan.
1.Tidak Melakukan Riset Agen Terlebih Dahulu
Salah satu kesalahan paling umum adalah memilih agen ekspedisi secara asal tanpa melakukan riset. Banyak pelaku usaha tergoda oleh harga murah tanpa mempertimbangkan kualitas layanan, keandalan, dan reputasi agen tersebut.
Dampak:
- Pengiriman lambat
- Barang hilang atau rusak
- Kesulitan dalam klaim asuransi atau pelacakan barang
- Ketidakpuasan pelanggan
Solusi:
- Periksa ulasan dan testimoni pelanggan
- Pastikan agen memiliki kerja sama resmi dengan ekspedisi besar
- Bandingkan layanan dan biaya beberapa agen sebelum memutuskan
2.Mengabaikan Perjanjian Layanan atau SLA (Service Level Agreement)
Banyak seller tidak memahami dengan jelas batasan tanggung jawab agen. Mereka tidak membaca atau menanyakan secara rinci apa saja yang ditanggung agen jika terjadi masalah seperti keterlambatan, kehilangan barang, atau kerusakan.
Dampak:
- Tidak bisa klaim ganti rugi
- Agen lepas tanggung jawab
- Proses komplain menjadi panjang dan melelahkan
Solusi:
- Tanyakan dengan jelas apa saja yang termasuk layanan agen
- Pastikan ada bukti tertulis (fisik atau digital) yang menjelaskan SLA
- Jangan ragu meminta kejelasan soal kebijakan refund dan kompensasi
3.Tidak Menyediakan Data Pengiriman Secara Akurat
Ini adalah kesalahan yang sangat umum, terutama jika pengiriman dilakukan secara manual. Alamat yang tidak lengkap, salah nomor telepon, atau format input yang tidak rapi bisa menghambat proses pengiriman.
Dampak:
- Paket tidak sampai ke tujuan
- Barang dikembalikan (retur) dan Anda harus membayar ongkir dua kali
- Pelanggan kecewa dan menurunkan rating toko Anda
Solusi:
- Gunakan sistem input otomatis seperti template spreadsheet atau dashboard ekspedisi
- Selalu verifikasi alamat dan nomor telepon sebelum kirim
- Ajarkan tim operasional untuk teliti dan konsisten dalam input data
4.Tidak Menyediakan Packing yang Sesuai Standar Ekspedisi
Banyak pelaku usaha berasumsi bahwa packing tidak berpengaruh besar. Padahal, packing adalah faktor utama yang menentukan apakah barang tiba dengan aman atau tidak. Kesalahan umum terjadi saat menggunakan bahan yang tipis atau tidak melabeli paket dengan benar.
Dampak:
- Barang rusak atau pecah saat pengiriman
- Komplain dari pelanggan
- Biaya penggantian barang atau ongkir ulang
Solusi:
- Gunakan kardus atau bubble wrap sesuai jenis produk
- Tempelkan label dengan jelas dan kuat
- Diskusikan dengan agen tentang standar packing yang disarankan
5.Tidak Memanfaatkan Fitur Tracking atau Pelacakan
Beberapa seller menganggap pelacakan adalah tanggung jawab agen sepenuhnya. Mereka tidak mengecek status pengiriman secara berkala dan baru menyadari ada masalah umum saat pelanggan komplain.
Dampak:
- Respons lambat terhadap keterlambatan
- Sulit melacak penyebab hilangnya paket
- Menurunkan tingkat kepercayaan pelanggan
Solusi:
- Minta akses dashboard pelacakan dari agen
- Gunakan notifikasi otomatis via WhatsApp, email, atau SMS
- Segera follow-up jika ada keterlambatan lebih dari 24 jam
6.Tidak Membangun Komunikasi yang Baik dengan Agen
Hubungan dengan agen ekspedisi seharusnya tidak hanya transaksional, tetapi juga kolaboratif. Kesalahan umum terjadi saat penjual enggan berdiskusi atau memberi feedback terkait layanan agen.
Dampak:
- Agen tidak memahami kebutuhan spesifik bisnis Anda
- Tidak ada penyesuaian layanan saat volume naik
- Tidak ada solusi jika muncul masalah baru
Solusi:
- Jalin komunikasi dua arah yang aktif dan terbuka
- Jadwalkan evaluasi berkala dengan agen
- Bangun kerja sama jangka panjang yang saling menguntungkan
Tips Memaksimalkan Kerja Sama dengan Agen Ekspedisi
Setelah memahami berbagai kesalahan umum yang harus dihindari, berikut beberapa tips agar hubungan Anda dengan agen ekspedisi berjalan lebih efektif:
- Buat SOP internal untuk proses pengiriman
- Tunjuk satu orang PIC (person in charge) yang menjadi penghubung dengan agen
- Manfaatkan sistem otomatisasi seperti API untuk sinkronisasi pesanan
- Lakukan review bulanan untuk menilai performa pengiriman
- Bangun trust melalui komunikasi yang jujur dan profesional
Kesimpulan
Kesalahan umum saat bekerja dengan agen ekspedisi sering kali terjadi karena kurangnya informasi dan komunikasi. Mulai dari pemilihan agen yang tidak tepat, data pengiriman yang salah, hingga packing yang buruk semuanya bisa berdampak langsung pada efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.Namun, dengan memahami kesalahan kesalahan ini dan mengambil langkah pencegahan, Anda bisa membangun kerja sama yang saling menguntungkan dengan agen ekspedisi. Ingatlah bahwa agen bukan hanya pihak ketiga, tetapi mitra penting dalam rantai distribusi bisnis Anda.
Baca Juga : 5 Alasan Mengapa Memilih Agen Ekspedisi yang Tepat Dapat Menghemat Biaya Pengiriman Anda
